Afdeling inkoop: de onderhandelaren van AVR!
Materialen, middelen en diensten zijn onmisbaar om onze installaties draaiende te houden. Van doosjes schroeven, chemicaliën en onderhoudsdiensten tot aan koffie. De afdeling Inkoop speelt hierbij een belangrijke rol. Marjon Veenendaal, manager van deze afdeling, vertelt over haar team en de werkzaamheden.
Wat doet de afdeling Inkoop?
“Wij zijn een ondersteunende afdeling die iedereen met een inkoopbehoefte helpt om dit op de juiste manier te doen en tegen de meest ‘gunstige voorwaarden’. En dat is in de huidige tijd best een uitdaging, nu beschikbaarheid van materialen en personeel onder druk staan en door o.a. de oorlog in Oekraïne diverse grondstofprijzen hoog zijn en blijven. We gaan dan ook proactief op zoek naar de meest optimale oplossing voor AVR. Eén van onze kerntaken is het opvragen en vergelijken van offertes. Samen met de AVR-collega’s beoordelen we de aangeboden (technische) oplossing, prijs, beschikbaarheid en kwaliteit. Met als doel het verkrijgen van producten en diensten die aansluiten bij de wensen en behoefte van onze organisatie. Inkoop stemt de (juridische) voorwaarden af en zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken met leveranciers worden vastgelegd in contracten.”
v.l.n.r.: Marjon Veenendaal, Arnold Vastenhoud, Nancy Janssen, Rob de Moor, Esmeralda de Milliano, Paul de Werk, Jeroen Schelling, Denise van der Meer, Brigitte Keurntjes
Hoe is de onderlinge taakverdeling?
“Iedere inkoper heeft zijn eigen expertise. Jeroen is verantwoordelijk voor de inkoop van strategische projecten, Rob voor de onderhoudstops en Denise, Paul en Arnold ondersteunen als locatie-inkopers met name de onderhoudsafdeling met diverse inkoopacties. Doordat we een klein team zijn, kunnen we helaas niet overal ondersteunen. We moeten keuzes maken, en standaardiseren en automatiseren onze processen om zo veel mogelijk collega’s te kunnen helpen.
Naast de inkooptaken is P2P (Procure2Pay) een belangrijk onder- deel van onze afdeling. Dagelijks zorgen Esmeralda, Nancy en Brigitte onder andere voor de verwerking van inkooporders. P2P is een onmisbare schakel tussen de interne bestelaanvragers en leveranciers. Als de leveranciers niet betaald krijgen, komen zij niet opdagen en loopt ons productieproces gevaar.”
Hoe belangrijk is samenwerken?
“We ondersteunen en werken samen met alle afdelingen, met allerlei projecten op alle locaties. Ook lopen er initiatieven op het gebied van informatiedeling. Onlangs hebben we een leverancierslijst gepubliceerd op intranet met contract- informatie, zodat collega’s zien en weten wanneer en hoe we werken met welke leverancier. Hierdoor werken we allemaal op dezelfde manier met deze leverancier. Ook de samenwerking met onze belangrijkste leveranciers heeft onze aandacht. In de huidige tijd van schaarste van materialen, mensen en middelen, willen we dat AVR eerste keus is, zodat we op kritische momenten direct worden geholpen. Het opbouwen en onderhouden van een goede relatie is daarbij essentieel. En met ons eigen team, ten slotte, gaan we naast het reguliere teamoverleg minimaal eenmaal per jaar de hei op om de afdeling verder te ontwikkelen.”